Será elegible para un seguro dental y de la vista, seguro de vida, contribuciones al plan 401K después de 30 días de empleo y vacaciones y tiempo libre pagado por enfermedad después de completar 90 días de empleo.
Administrador de la oficina
Conroe, TX, 77304
Administrador de la oficina
Tiempo completo • Conroe, TX, 77304
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Partidos de la empresa
- Seguro dental
- Descuentos para empleados
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
- Recursos de bienestar
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Título del puesto: Administrador de la oficina
Departamento: Apoyo ejecutivo / Soporte de RRHH / Administración
Reporta a: Director de Operaciones (proporciona apoyo administrativo al equipo ejecutivo — CEO, Presidente, CFO, COO, CCO.
Reportes directos: Ninguno (colaborador individual)
Tipo de empleo: A tiempo completo, no exento
El éxito requiere una organización excepcional, la capacidad de gestionar prioridades en competencia de varios ejecutivos, una comunicación clara y una discreción sólida con información confidencial.
Responsabilidades clave
Apoyo al equipo ejecutivo
· Proporcionar apoyo administrativo compartido al CEO, presidente, director ejecutivo, director de operaciones, director de operaciones, responsables de operaciones y equilibrar y priorizar las solicitudes.
· Proporcionar apoyo administrativo compartido al CEO, presidente, director ejecutivo, director de operaciones, director de operaciones, responsables de operaciones y equilibrar y priorizar las solicitudes.
· Gestionar y coordinar los calendarios de los ejecutivos, programar y confirmar reuniones, y resolver conflictos de agenda.
· Organiza alojamientos de viaje e itinerarios, y prepara informes de gastos y reembolsos relacionados.
· Preparar agendas, recopilar materiales, registrar y distribuir actas, debatir los puntos de acción para ejecutivos y dirección,
y reuniones de la junta.
y reuniones de la junta.
· Redactar, formatear, corregir y finalizar correspondencia, memorandos, informes y presentaciones en nombre del equipo ejecutivo.
· Maneja la información confidencial y sensible con un alto grado de discreción y profesionalidad.
Gestión de Oficina y Administrativa
· Sirve como el principal punto de contacto para la oficina principal — saluda y dirige a los visitantes, responde, filtra y dirige el teléfono entrante
Llamadas y consultas generales.
· Gestiona el correo entrante y saliente, los envíos y los paquetes recibidos en la oficina principal.
· Supervisar y pedir suministros de oficina y cocina usando el PAR mensual; mantener suministros de fotocopiadoras y equipos,
y coordinar el servicio según sea necesario.
y coordinar el servicio según sea necesario.
· Asegúrate de que la zona de recepción, las salas de conferencias y las zonas comunes estén limpias, surtidas y presentables durante todo el día.
· Mantener sistemas de archivo físicos y digitales organizados, incluyendo etiquetado, organización digital de archivos y limpieza periódica.
· Coordinar los proveedores de instalaciones y servicios de oficina (limpieza, equipos, servicios de edificios) y mantener los registros y contratos relacionados.
· Haz recados de la empresa según sea necesario y gestiona otras tareas administrativas generales que mantengan el funcionamiento sin problemas de las operaciones diarias.
Administración de Recursos Humanos
· Realizar las tareas administrativas diarias de RRHH bajo la dirección del Director Financiero, que supervisa la función de RRHH.
· Coordinar la logística de incorporación de nuevos empleados — papeleo, configuración de espacios de trabajo y sistemas, y programación de la orientación — en
colaboración con responsables de contratación y el equipo ejecutivo.
colaboración con responsables de contratación y el equipo ejecutivo.
· Mantener archivos físicos y digitales de personal y registros de empleados precisos y confidenciales en el sistema de RRHH de la empresa.
· Publica ofertas de empleo, coordina y programa entrevistas con candidatos, y gestiona la correspondencia de los candidatos.
· Apoyar los procesos diarios de RRHH, incluyendo el seguimiento de días libres y días de vacaciones, el calendario fuera de la oficina y la inscripción de beneficios
coordinación, en colaboración con nóminas (Contador) y el equipo ejecutivo.
coordinación, en colaboración con nóminas (Contador) y el equipo ejecutivo.
· Mantener y distribuir el manual del empleado y los documentos de política de RRHH, y registrar los reconocimientos.
· Mantener las ofertas obligatorias de derecho laboral y apoyar el cumplimiento de las políticas de RRHH de la empresa.
· Coordinar programas de compromiso y reconocimiento de empleados — premios EOM/EOQ y hitos, cumpleaños y
aniversarios, celebraciones y eventos para empleados.
aniversarios, celebraciones y eventos para empleados.
Coordinación de eventos, reuniones y registros
· Coordina la logística de reuniones internas, eventos para empleados y reuniones de la empresa, incluyendo la programación, la preparación y los refrescos.
· Apoyar seminarios y conferencias internos con logística administrativa y hotelera, en coordinación con el
Coordinador de marketing.
Coordinador de marketing.
· Mantener registros administrativos organizados de la empresa y apoyar prácticas básicas de conservación de registros; control de rutas
documentos de calidad para el COO para su aprobación.
documentos de calidad para el COO para su aprobación.
· Proporciona cobertura administrativa de respaldo entre departamentos según sea necesario.
Competencias clave
Apoyo ejecutivo y administrativo · Organización y priorización · Confidencialidad y discreción · Coordinación de calendario y viajes · Comunicación escrita y verbal · Administración de RRHH · Atención al detalle · Adaptabilidad y multitarea · Profesionalidad y atención al cliente.
Cualificaciones
Obligatorio
· Título de asociado en administración de empresas o en un campo relacionado, o experiencia administrativa equivalente.
· Título de asociado en administración de empresas o en un campo relacionado, o experiencia administrativa equivalente.
· Dos o más años de experiencia administrativa, de apoyo ejecutivo o coordinación de oficinas, preferiblemente
Apoyando a varios directivos o directivos.
Apoyando a varios directivos o directivos.
· Excelentes habilidades organizativas, de gestión del tiempo y multitarea, con gran atención al detalle.
· Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal, incluyendo redacción profesional de negocios y corrección de textos.
· Demostró su capacidad para manejar información confidencial con discreción y buen juicio.
· Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, IA).
· Capacidad para trabajar de forma independiente, tomar la iniciativa y gestionar prioridades en competencia entre varios ejecutivos.
Preferido
· Se agradece experiencia previa en apoyo a altos cargos o equipos ejecutivos.
· Experiencia en administración de recursos humanos, incorporación o registro de personal.
· Familiaridad con recursos humanos/nóminas o sistemas ERP (por ejemplo, ADP, Odoo) y herramientas de CRM.
· Experiencia en manufactura u otro entorno empresarial regulado.
Entorno de trabajo
· Rol en oficina durante el horario laboral estándar, con flexibilidad ocasional respecto a eventos de la empresa y necesidades del equipo ejecutivo.
· Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidad desempeñen las funciones esenciales de este puesto.
Compensación: 48.000,00 $ - 60,000,00 $ al año
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
Establecida en 2011, ERGO-FLEX Technologies, LLC es una empresa de fabricación y desarrollo que comenzó con la visión de aumentar la calidad de vida al proporcionar un enfoque natural para aumentar el rango de movimiento y disminuir el dolor. Desde entonces, ERGO-FLEX se ha propuesto proporcionar productos patentados excepcionales y ofrecer un servicio al cliente incomparable. Para lograr esta misión y crear una ventaja competitiva en esta industria, sabemos que nuestros empleados son los activos más valiosos de nuestra empresa y son participantes esenciales con la responsabilidad de cumplir con la misma misión. Como parte de este equipo, se le pedirá que se esfuerce por alcanzar la excelencia, producir productos inmaculados, brindar un profundo nivel de servicio al cliente y contribuir con los más altos niveles de profesionalismo con trabajo duro y dedicación que contribuirán al éxito de nuestra empresa, así como a la evolución de su carrera con ERGO-FLEX.
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